Jak informować klientów siłowni/klubu fitness o odwołanych zajęciach?

Jak informować klientów siłowni/klubu fitness o odwołanych zajęciach? Dodano: 2016.09.13

Właściciele siłowni czy klubu fitness czasem zmagają się z odwoływaniem zaplanowanych zajęć. Oto klika sposobów na to, jak skutecznie odwołać zajęcia które wypadły z grafiku, by pozostawić dobre wrażenie na klientach.

Walka z automatyzacją pracowników siłowni/klubu fitness

Pierwszym krokiem, który warto wykonać podczas odwoływania zajęć jest zaznaczenie ludzkiej natury załogi. Część klientów często zapomina, że siłownia/kluby fitness są wypełnione maszynami, lecz koordynowanymi przez ludzi. Przy odwoływaniu warto zaznaczyć, że pracownik ze względów chorobowych czy rodzinnych nie będzie mógł poprowadzić zajęć. Taka praktyka pozwoli na walkę z automatyzacją pracowników siłowni/klubu fitness. Klienci dzięki uchyleniu rąbka tajemnicy życia prywatnego trenerów czy instruktorów nauczą się większej empatii i wyrozumiałości. Odwołanie zajęć w mniejszym stopniu będzie wywoływać zdenerwowanie czy niezadowolenie klientów.

Powód odwołania jest ważny

Podawanie powodów odwoływania zajęć odnosi się również do maszyn. Informowanie o awarii prądu lub wody, pracach konserwacyjnych czy renowacyjnych, wymianie urządzeń treningowych lub innych problemach spowodowanych przez użytkowanie zdobyczy techniki jest korzystne dla klientów. Odwoływanie zajęć bez powodu rodzi pytania i frustrację wśród klientów. Warto zatem informować ich o przyczynach, nawet jeśli są prozaiczne.

Czas dogodny do informowania o odwołanych zajęciach

Klienci często planują zajęcia z dużym wyprzedzeniem. Każda zmiana w ich skrupulatnie ułożonym planie może skutkować frustracją lub – co gorsza – rezygnacją z usług siłowni/klubu fitness. Ważne zatem jest ustalenie optymalnego czasu na informację o odwołaniu zajęć. Trudność polega na tym, że wśród trenerów lub urządzeń technicznych mogą zdarzyć się nieprzewidywalne wypadki. W takiej sytuacji określony czas potrzebny na informację musi być dostosowany zarówno do klientów, jak i pracowników oraz wyposażenia siłowni/klubu fitness. Dogodnym czasem wydaje się doba. Jeśli jednak firma może pozwolić sobie na wydłużenie tego czasu – bez obaw może to zrobić.

Co zrobić, gdy zajęcia nie zostaną odwołane w terminie?

W takiej sytuacji z pomocą przychodzą gratisy. Odwołanie zajęć to ludzka sprawa, pracownikowi należy się przecież wolne, szczególnie w niespodziewanych wypadkach. Nie można go zatem karać za nieobecność na zajęciach. Coś jednak należy zrobić, by klient czuł, że siłownia/klub fitness mają swoje zasady i nie są bezkarni. Zaoferowanie kolejnego darmowego treningu wydaje się dobrym rozwiązaniem. Odwołanie zajęć poza terminem lub nieodwołanie ich wcale sprawi, że zmniejszy się zaufanie klienta do siłowni/klubu fitness. Wynagrodzenie w postaci darmowego treningu lub promocji będzie dla klienta nagrodą, dzięki której szybko zapomni o niedociągnięciach siłowni/klubu fitness.

Droga, procedura odwoływania treningów

Ważne jest, by klient wiedział jaką drogą spodziewać się ewentualnych zmian w wykupionych zajęciach. Środki komunikacji z klientem mogą być różne, jednak kontakt telefoniczny jest jednym z lepszych rozwiązań. Rozmowa telefoniczna pozwala na bezpośrednie odpowiedzenie na pytania klienta oraz przekazanie pozytywnego ładunku emocjonalnego. Współcześnie, gdy większość ludzi jest mobilnych, wysyłanie mejli również może być skuteczne. Trafią się jednak osoby, które nie są online 24/7. Ważne, by ustalić jedną drogę kontaktu, ponieważ podanie kilku możliwości może powodować komplikacje. Poza indywidualnym dostarczaniem informacji o odwołaniu zajęć, warto w budynku siłowni/klubu fitness wywiesić taką informację na tablicy ogłoszeń czy zamieścić ją na stronie internetowej.

Przestrzeganie regulaminu siłowni/klubu fitness

Każda siłownia/klub fitness powinny zamieścić w regulaminie zapis o odwoływaniu zajęć. Taki zapis powinien obejmować czas, w którym firma informuje klienta o odwołaniu zajęć, drogę, którą odbywa się przekazywanie informacji oraz konsekwencje wobec firmy, jeśli nie dotrzyma postanowień regulaminu.

Czytaj więcej: Zabronione postanowienia regulaminów siłowni i klubów fitness

Przykładowy zapis w regulaminie:

Trener zobligowany jest poinformować o odwołaniu/przełożeniu treningu najpóźniej 24h przed jego rozpoczęciem. Informacja musi zostać przesłana drogą mejlową na adres podany przez klienta siłowni podczas rejestracji. Niezastosowanie się do powyższych zasad skutkuje przyznaniem klientowi możliwości uczestnictwa w następnym treningu bez uiszczania opłaty wg cennika.

Odwoływanie zajęć nie musi wywoływać negatywnych skutków

Właściwe potraktowanie klienta w procesie odwoływania zajęć to klucz do uzyskania od niego zrozumienia. Każda siłownia/klub fitness powinni pamiętać, że przestrzeganie regulaminu to kształtowanie wizerunku firmy. Nie można zagwarantować klientowi, że wszystkie zajęcia odbędą się w zaplanowanym terminie. Można jednak przekonać go, że nawet jeśli zostaną odwołane, to niczego nie traci. Czasem może nawet coś zyskać.


Chcesz przeczytać cały artykuł?

prowadzenie-silowni-o-czym-trzeba-pamietac

Prowadzenie siłowni – o czym trzeba pamiętać?

Marzy Ci się Twoja własna działalność związana z sportem? Chciałbyś nie tylko uczęszczać, ale i posiadać własną siłownię? W tym artykule przybliżymy Cię do zrealizowania Twoich marzeń – przedstawimy Ci ważne rzeczy, o których trzeba pamiętać.

co-nalezy-zrobic-w-sytuacji-gdy-klient-ma-wypadek-na-silowni

Co należy zrobić w sytuacji, gdy klient ma wypadek na siłowni?

Podczas treningu na siłowni często dochodzi do urazów i kontuzji. Zazwyczaj takie incydenty nie należą do poważnych. Czasem jednak zdarza się, że klient siłowni ucierpi znacznie mocniej. Co siłownia/klub fitness może zrobić w takiej sytuacji?

jak-zarabiac-na-prowadzeniu-silowni-lub-klubu-fitness

Jak zarabiać na prowadzeniu siłowni lub klubu fitness?

Założenie klubu fitness/siłowni to jedno, uzyskiwanie dochodu – to drugie. Zobacz, w jaki sposób uzyskać dochodowość własnego biznesu.

co-wpisac-w-koszty-w-branzy-fitness

Co wpisać w koszty w branży fitness?

Nie bez przyczyny mówi się „reklama dźwignią handlu”. Jest ona jednym z podstawowych wydatków siłowni i klubów fitness. Zobacz, jak skuteczniej trafiać do klientów docelowych. Poznaj czynniki determinujące charakter reklamy.