Jak informować klientów siłowni/klubu fitness o odwołanych zajęciach?

Jak informować klientów siłowni/klubu fitness o odwołanych zajęciach? Dodano: 2016.09.13

Właściciele siłowni czy klubu fitness czasem zmagają się z odwoływaniem zaplanowanych zajęć. Oto klika sposobów na to, jak skutecznie odwołać zajęcia które wypadły z grafiku, by pozostawić dobre wrażenie na klientach.

Walka z automatyzacją pracowników siłowni/klubu fitness

Pierwszym krokiem, który warto wykonać podczas odwoływania zajęć jest zaznaczenie ludzkiej natury załogi. Część klientów często zapomina, że siłownia/kluby fitness są wypełnione maszynami, lecz koordynowanymi przez ludzi. Przy odwoływaniu warto zaznaczyć, że pracownik ze względów chorobowych czy rodzinnych nie będzie mógł poprowadzić zajęć. Taka praktyka pozwoli na walkę z automatyzacją pracowników siłowni/klubu fitness. Klienci dzięki uchyleniu rąbka tajemnicy życia prywatnego trenerów czy instruktorów nauczą się większej empatii i wyrozumiałości. Odwołanie zajęć w mniejszym stopniu będzie wywoływać zdenerwowanie czy niezadowolenie klientów.

Powód odwołania jest ważny

Podawanie powodów odwoływania zajęć odnosi się również do maszyn. Informowanie o awarii prądu lub wody, pracach konserwacyjnych czy renowacyjnych, wymianie urządzeń treningowych lub innych problemach spowodowanych przez użytkowanie zdobyczy techniki jest korzystne dla klientów. Odwoływanie zajęć bez powodu rodzi pytania i frustrację wśród klientów. Warto zatem informować ich o przyczynach, nawet jeśli są prozaiczne.

Czas dogodny do informowania o odwołanych zajęciach

Klienci często planują zajęcia z dużym wyprzedzeniem. Każda zmiana w ich skrupulatnie ułożonym planie może skutkować frustracją lub – co gorsza – rezygnacją z usług siłowni/klubu fitness. Ważne zatem jest ustalenie optymalnego czasu na informację o odwołaniu zajęć. Trudność polega na tym, że wśród trenerów lub urządzeń technicznych mogą zdarzyć się nieprzewidywalne wypadki. W takiej sytuacji określony czas potrzebny na informację musi być dostosowany zarówno do klientów, jak i pracowników oraz wyposażenia siłowni/klubu fitness. Dogodnym czasem wydaje się doba. Jeśli jednak firma może pozwolić sobie na wydłużenie tego czasu – bez obaw może to zrobić.

Co zrobić, gdy zajęcia nie zostaną odwołane w terminie?

W takiej sytuacji z pomocą przychodzą gratisy. Odwołanie zajęć to ludzka sprawa, pracownikowi należy się przecież wolne, szczególnie w niespodziewanych wypadkach. Nie można go zatem karać za nieobecność na zajęciach. Coś jednak należy zrobić, by klient czuł, że siłownia/klub fitness mają swoje zasady i nie są bezkarni. Zaoferowanie kolejnego darmowego treningu wydaje się dobrym rozwiązaniem. Odwołanie zajęć poza terminem lub nieodwołanie ich wcale sprawi, że zmniejszy się zaufanie klienta do siłowni/klubu fitness. Wynagrodzenie w postaci darmowego treningu lub promocji będzie dla klienta nagrodą, dzięki której szybko zapomni o niedociągnięciach siłowni/klubu fitness.

Droga, procedura odwoływania treningów

Ważne jest, by klient wiedział jaką drogą spodziewać się ewentualnych zmian w wykupionych zajęciach. Środki komunikacji z klientem mogą być różne, jednak kontakt telefoniczny jest jednym z lepszych rozwiązań. Rozmowa telefoniczna pozwala na bezpośrednie odpowiedzenie na pytania klienta oraz przekazanie pozytywnego ładunku emocjonalnego. Współcześnie, gdy większość ludzi jest mobilnych, wysyłanie mejli również może być skuteczne. Trafią się jednak osoby, które nie są online 24/7. Ważne, by ustalić jedną drogę kontaktu, ponieważ podanie kilku możliwości może powodować komplikacje. Poza indywidualnym dostarczaniem informacji o odwołaniu zajęć, warto w budynku siłowni/klubu fitness wywiesić taką informację na tablicy ogłoszeń czy zamieścić ją na stronie internetowej.

Przestrzeganie regulaminu siłowni/klubu fitness

Każda siłownia/klub fitness powinny zamieścić w regulaminie zapis o odwoływaniu zajęć. Taki zapis powinien obejmować czas, w którym firma informuje klienta o odwołaniu zajęć, drogę, którą odbywa się przekazywanie informacji oraz konsekwencje wobec firmy, jeśli nie dotrzyma postanowień regulaminu.

Czytaj więcej: Zabronione postanowienia regulaminów siłowni i klubów fitness

Przykładowy zapis w regulaminie:

Trener zobligowany jest poinformować o odwołaniu/przełożeniu treningu najpóźniej 24h przed jego rozpoczęciem. Informacja musi zostać przesłana drogą mejlową na adres podany przez klienta siłowni podczas rejestracji. Niezastosowanie się do powyższych zasad skutkuje przyznaniem klientowi możliwości uczestnictwa w następnym treningu bez uiszczania opłaty wg cennika.

Odwoływanie zajęć nie musi wywoływać negatywnych skutków

Właściwe potraktowanie klienta w procesie odwoływania zajęć to klucz do uzyskania od niego zrozumienia. Każda siłownia/klub fitness powinni pamiętać, że przestrzeganie regulaminu to kształtowanie wizerunku firmy. Nie można zagwarantować klientowi, że wszystkie zajęcia odbędą się w zaplanowanym terminie. Można jednak przekonać go, że nawet jeśli zostaną odwołane, to niczego nie traci. Czasem może nawet coś zyskać.


Chcesz przeczytać cały artykuł?

relacje-z-klientami-w-dobie-pandemii-jak-utrzymac-karnetowiczow-na-silowni

Relacje z klientami w dobie pandemii. Jak utrzymać karnetowiczów na siłowni?

Kiedy na zewnątrz szaleje nieznany dotychczas wirus, kolejne decyzje rządowe ograniczają działalność m.in. w branży fitness. Problem zamrożonych karnetów dotyczy wszystkich siłowni i klubów fitness w Polsce i na świecie. Jak utrzymać karnetowiczów na siłowni i czy jakiś sposób, by okiełznać ten problem?

zamkniecie-klubu-fitness-co-dalej-czy-twoj-biznes-straci-na-pandemii

Zamknięcie klubu fitness: co dalej? Czy twój biznes straci na pandemii?

W związku z rozprzestrzenianiem się wirusa siłownie, kluby fitness i inne obiekty sportowe pozostają zamknięte. Trudno powiedzieć, jak długo to potrwa, tym bardziej, że liczba zachorowań cały czas rośnie. Czy twój biznes straci na pandemii i czy są sposoby, by przetrwać ten trudny okres?

planowanie-rozkladu-silowni-czyli-jak-skutecznie-rozmiescic-strefy-treningowe

Planowanie rozkładu siłowni, czyli jak skutecznie rozmieścić strefy treningowe

Decydujesz się na otwarcie siłowni lub klubu fitness? Przed tobą ogromne przedsięwzięcie - i nie chodzi o samą inwestycję, bo nakłady finansowe szybko się zwrócą po zdobyciu pierwszych klientów. Tylko jak ich zadowolić? Zobacz, jak logistycznie rozmieścić strefy treningowe w swoim klubie, tak aby treningi na siłowni przynosiły jak najwięcej korzyści, a zajęcia fitness cieszyły się dużą frekwencją.

nowinki-technologiczne-w-twoim-klubie-fitness-zobacz-co-warto-wdrozyc

Nowinki technologiczne w twoim klubie fitness. Zobacz, co warto wdrożyć!

Rozwój technologiczny i wszechogarniająca komputeryzacja dotyczą już każdej branży w gospodarce światowej. Również branża fitness może korzystać z nowości technicznych i komputerowych rozwiązań. Zobacz, jakie technologiczne ulepszenia warto wprowadzić w klubie i dlaczego akurat takie posunięcie będzie dla ciebie korzystne.